Jepang merupakan salah satu negara yang memiliki ekonomi yang sangat maju di dunia. Keberhasilan ini tidak lepas dari penerapan berbagai prinsip positif oleh masyarakat Jepang, termasuk dalam dunia bisnis. Salah satu filosofi bisnis yang terkenal dari Jepang adalah Kaizen.
Kaizen sendiri mulai dikembangkan dan dikenal luas di Jepang sejak tahun 1950, dan setelah itu banyak perusahaan di negara ini yang menerapkan filosofi ini dalam prinsip-prinsip bisnis mereka.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang filosofi Kaizen dan bagaimana manfaatnya dan penerapannya dalam bisnis, simak penjelasannya hingga selesai ya!
Baca juga: Mulai Bisnis Makin Gampang! Ini Cara Jualan di Tokopedia 2023
Apa itu Kaizen?
Kaizen adalah sebuah konsep yang berasal dari negara Jepang. Secara definisi Kaizen berarti perubahan (Kai) menjadi lebih baik (Zen), ide utama dari filosofi ini adalah perbaikan yang berkesinambungan atau terus-menerus. Banyak bisnis dan perusahaan di Jepang mengadopsi filosofi Kaizen sebagai strategi bisnis untuk menciptakan lingkungan yang selalu berusaha menjadi lebih baik dari sebelumnya.
Kaizen berpusat pada para pekerja yang melakukan perubahan kecil setiap hari untuk mencapai perubahan besar seiring berjalannya waktu. Meskipun ide ini terlihat sederhana, tetapi jika dilakukan secara terus-menerus, hal tersebut dapat memberikan dampak yang besar bagi usaha kamu.
Konsep Kaizen ini mulai disempurnakan oleh perusahaan-perusahaan di Jepang pada tahun 1960-an hingga 1970-an dan berperan penting terhadap keberhasilan luar biasa industri otomotif di negara mereka.
Prinsip Kaizen 5S
5S adalah prinsip atau cara yang biasanya digunakan bersama dengan kaizen. 5S sendiri berasal dari bahasa Jepang dan terdiri dari lima kata, yaitu:
1. Seiri (Sort)
Yang pertama seiri, atau dalam bahasa Inggris disebut “sort“. Seiri berkaitan dengan efisiensi, seperti mengelompokkan barang-barang yang tidak diperlukan lagi dan memisahkannya dari barang-barang yang masih berguna di tempat kerja.
Misalnya, di meja kerja. Ketika kamu menggunakan meja, pastikan cuma barang-barang yang penting atau akan digunakan aja yang diletakkan di atas meja, yang lainnya harus disimpan di tempat lain.
Di perusahaan, seiri bisa dipakai buat menghilangkan langkah atau mengganti prosedur yang tidak efisien. Contohnya, kita bisa menghilangkan proses absensi manual yang ribet dan mengganti dengan sistem digital yang lebih gampang dan teratur.
2. Seisi (Straighten)
Yang kedua yaitu seisi, berkaitan tentang menjaga benda-benda yang diperlukan agar tersusun rapi di tempat kerja. Dengan cara ini, dapat meningkatkan efisiensi dan mencegah pemborosan, baik dalam hal ruang dan waktu.
Semua hal yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas ditempatkan dengan rapi dan diatur sesuai urutannya.
3. Seiso (Clean)
Seiso berarti bersih. Menjaga tempat kerja tetap bersih sangatlah penting karena dapat mempengaruhi kesehatan dan kenyamanan saat bekerja.
Misalnya, di perusahaan manufaktur yang menggunakan banyak peralatan produksi, jika ruangan kotor dan debu menumpuk, dapat meningkatkan risiko kerusakan atau gangguan pada mesin.
Oleh karena itu, penting untuk melakukan pembersihan secara teratur guna menjaga kebersihan lingkungan kerja.
4. Seiketsu (Systemize)
Seiketsu adalah menjaga proses yang sudah terbukti berhasil dan efektif. Ini berarti semua orang dalam tim harus menghargai dan mengikuti sistem dan proses yang sudah ada.
5. Shitsuke (Sustain)
Shitsuke artinya adalah mengubah suatu perubahan menjadi kebiasaan. Tanpa mengubahnya menjadi kebiasaan, usaha Kaizen mungkin hanya akan berhenti pada tahap seiso atau mungkin seiketsu. Manajemen perlu membiasakan karyawan atau pihak lain yang terlibat dengan nilai-nilai Kaizen agar filosofi ini dapat menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari.
Manfaat Penerapan Kaizen dalam Bisnis
Banyak hal baik yang bisa kamu rasakan dengan menerapkan Kaizen dalam bisnis kamu. Berikut adalah beberapa manfaatnya:
1. Proses Bisnis yang Lebih Efisien
Sebagai pemilik usaha sudah pasti menginginkan bisnis berjalan dengan efisien. Dengan menerapkan Kaizen, tim yang ada di dalam bisnis kita akan fokus terus-menerus meningkatkan kualitas. Seiring berjalannya waktu, biaya dan waktu yang dibutuhkan akan berkurang, sehingga proses bisnis jadi lebih efisien.
2. Meningkatkan Kepuasan Tim
Salah satu kunci sukses dalam menerapkan Kaizen adalah melibatkan semua orang di dalam organisasi bisnis kita secara aktif. Agar kita bisa membuat perubahan yang tepat dan sesuai, penting bagi kita untuk mendengarkan masukan dari setiap anggota tim. Selain itu, ketika kita akan menerapkan perubahan tersebut, pasti kita akan melibatkan semua anggota di dalam organisasi.
Siapa sih yang nggak senang kalau pendapatnya didengarkan dan diajak berpartisipasi? Ini akan membuat semua anggota tim merasa lebih puas dengan pekerjaannya.
3. Meningkatkan Kualitas Produk dan Layanan
Ditengah persaingan usaha yang semakin sengit, jadi perusahaan harus memperhatikan semua hal yang terkait dengan produk yang mereka hasilkan. Salah satu hal yang sangat penting bagi pelanggan adalah kualitas dari produk dan layanan yang ditawarkan.
Dengan menerapkan prinsip Kaizen, yaitu melakukan perbaikan terus-menerus, tentu bisnis yang kamu jalankan akan selalu berupaya menjaga dan meningkatkan mutu produk dan layanan yang ditawarkan.
Cara Menerapkan Filosofi Kaizen
Dilansir dari Lucidhard, berikut adalah tips yang bisa kamu implementasikan untuk memulai dan terus menerapkan Kaizen bagi bisnis yang kamu miliki:
1. Analisis Kinerja
Jika kamu ingin mengembangkan dan meningkatkan bisnis yang dimiliki, kamu harus menganalisa apa yang saja yang sudah kamu lakukan saat ini, lalu evaluasi setiap hasilnya. Terkadang, menantang proses yang sudah berjalan seperti biasa terasa menyulitkan, tetapi kritis terhadap proses yang biasa dijalankan sangat diperlukan untuk membuat perubahan yang berdampak bagi usaha kamu kedepannya.
2. Pikirkan Juga Hal-Hal Kecil/Sederhana
Sebagian besar orang yang ada di dalam sebuah organisasi atau perusahaan bukanlah pejabat tinggi atau pengambil keputusan yang berkuasa. Jadi, berdayakan setiap orang, bahkan tiap individu dan tim-tim kecil untuk membuat perubahan dalam proses mereka sendiri.
Meskipun ide besar bagus, tetapi ide kecil dan sederhana bisa memiliki dampak besar dalam jangka panjang, seperti menggabungkan rapat atau membuat manajemen waktu yang baik agar dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan waktu yang lebih efisien.
3. Ciptakan Lingkungan Kerja yang Suportif
Ciptakan lingkungan kerja yang di mana karyawan tidak takut untuk menyampaikan pendapat saat mereka menyadari adanya kelemahan atau merasa ada cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu.
Namun, jika sebuah ide tidak berjalan sesuai dengan harapan, metode Kaizen akan menyarankan untuk mengulang dan memperbaiki ketimbang menyalahkan orang lain. Inovasi, itulah istilah keren untuk berani melakukan percobaan dan memperbaiki kesalahan.
4. Jangan Cari Kesempurnaan
Dengan mengadopsi metode Kaizen bukan berarti akan memberikan perubahan dengan cara yang tiba-tiba melainkan proses. Bahkan bisa dikatakan bahwa Kaizen menyiratkan bahwa kesempurnaan adalah hal yang tidak dapat dicapai, tidak peduli seberapa baik keadaan saat ini, akan selalu ada cara untuk meningkatkannya.
5. Apresiasi Keberhasilan
Apresiasi setiap kemajuan dan keberhasilan yang sudah dicapai, baik itu besar atau kecil, meskipun hanya dengan sekedar memberikan pengumuman di grup atau memberikan tepuk tangan.
Jika kamu memiliki karyawan yang sungguh-sungguh ingin membantu meningkatkan bisnis kamu, produk, atau pengalaman pelanggan, mereka adalah tipe karyawan yang berkomitmen, dan kamu pasti ingin tetap mempertahankan mereka. Jadi, hargai setiap hasil kerja yang sudah diberikan.
Perusahaan yang Menerapkan Kaizen
Tapi, apakah Kaizen masih menjadi metode yang relevan dan banyak digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia? Untuk mengetahui jawabannya, mari kita lihat contoh bagaimana Kaizen diterapkan dalam perusahaan-perusahaan berikut.
1. Nestle
Nestle mengimplementasikan metode Kaizen untuk kegiatan produksi mereka dari tahun ke tahun. Salah satu fokus utama Nestle adalah mengurangi pemborosan tidak terlihat. Pemborosan yang tidak terlihat tersebut tentu saja memiliki dampak negatif pada margin laba perusahaan. Selain itu, Nestle juga melakukan evaluasi terhadap proses produksinya.
Ketika produksi mencapai 200 unit per hari, tim produksi mengevaluasi output dari setiap pekerja dalam satu jam. Berdasarkan perhitungan, pekerja mampu memproduksi 60 unit per jam untuk waktu kerja selama lima jam. Sedangkan pada awalnya, mereka hanya mampu memproduksi 10 unit per jamnya. Selisih sebanyak 50 unit ini kemudian dievaluasi oleh tim produksi untuk mencapai konsistensi produktivitas dalam periode waktu tertentu.
Nestle memberikan contoh yang baik mengenai penerapan Kaizen di tempat kerja. Karena seperti yang telah disebutkan sebelumnya, kita tidak hanya harus memperhatikan gambaran umum dari proses kerja (jumlah produksi per hari), tetapi juga hal-hal yang spesifik (jumlah unit per jam oleh satu pekerja).
2. Nike
Contoh perusahaan lain yang menerapkan Kaizen adalah Nike, yang mengadopsi metode ini dari Toyota. Dengan menerapkan Kaizen, secara statistik Nike berhasil mengurangi pemborosan tersembunyi dalam proses produksi mereka.
Mereka juga mengklaim bahwa perusahaan mereka sekarang tengah mengembangkan sustainable manufacture. Sustainable manufacture yang diterapkan ini dapat dianggap sebagai dampak positif dari penerapan Kaizen, karena salah satu fokus utamanya adalah mengoptimalkan penggunaan faktor produksi.
3. Toyota
Toyota dikenal sebagai perusahaan yang sangat menerapkan prinsip kaizen dan menjadikannya sebagai bagian inti dari operasional mereka.
Dalam upaya untuk meningkatkan sistem produksinya, Toyota mendorong serta memberdayakan seluruh karyawan untuk mengenali masalah yang ada dan menciptakan solusi-solusi yang dapat diuji coba untuk mengatasinya.
Jadi itu dia penjelasan mengenai konsep kaizen dan penerapannya di dalam bisnis. Dapatkan berbagai informasi seputar UMKM, tips usaha dan finansial di Blog Indofund.id. Indofund.id adalah p2p lending legal dan aman, karena sudah memperoleh izin dari OJK. Lewat platform ini kamu bisa mengajukan pendanaan usaha atau memberikan pendanaan kepada para UMKM.
Baca juga: Cara Jualan di TikTok Shop untuk Pemula
